21:20, Thứ Năm, 28/03/2024     Lịch công tác   Thư điện tử   English

Quy định Về công tác quản lý, in, cấp phát văn bằng, chứng chỉ

Thứ sáu, 29/04/2016, 16:01

 Thực hiện các quy chế, quy định hiện hành về công tác quản lý đào tạo, Hiệu trưởng Nhà trường quy định công tác quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận kết quả học tập cho học sinh, sinh viên như sau:

1. Quản lý văn bằng người học

          - Đối với học sinh, sinh viên và học viên (gọi tắt là người học) khi nhập học vào Trường phải xuất trình văn bằng cho Ban kiểm tra văn bằng Nhà trường. Ban kiểm tra văn bằng, chứng chỉ đầu vào chịu trách nhiệm thu, kiểm tra bằng chính, lập biên bản kiểm tra văn bằng, lưu giữ văn bằng (bản photocopy công chứng) chịu trách nhiệm tính hợp pháp của văn bằng, chứng chỉ, tính phù hợp của văn bằng tốt nghiệp với đối tượng tuyển sinh.

          - Trước kỳ thi tốt nghiệp (hoặc xét tốt nghiệp) 02 tháng Ban kiểm tra văn bằng, chứng chỉ Nhà trường tiến hành rà soát lại lần cuối tính hợp pháp về văn bằng, chứng chỉ của người học.

          - Nhà trường thành lập Ban kiểm tra văn bằng, chứng chỉ gồm đại diện các phòng Đào tạo, CTCT&HSSV, Thanh tra-Pháp chế. Ban kiểm tra văn bằng, chứng chỉ có nhiệm vụ: Kiểm tra biên bản kiểm tra văn bằng, chứng chỉ đầu vào, kiểm tra đối chiếu danh sách trúng tuyển, kiểm tra bằng tốt nghiệp (bản chính), lập biên bản kiểm tra và chịu trách nhiệm tính hợp pháp của văn bằng, chứng chỉ (chú ý đối tượng tuyển theo thông báo tuyển sinh).

2. Trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc

          2.1. Trách nhiệm của phòng Đào tạo

          Theo chỉ tiêu được giao, phòng Đào tạo lập dự trù mua phôi bằng theo mẫu của BGDĐT.

          Phòng Đào tạo trình Hiệu trưởng ra Quyết định công nhận tốt nghiệp ( chuyển Quyết định công nhận tốt nghiệp kèm theo danh sách cho phòng CTCT&HSSV); nếu người học có nhu cầu xin việc, phòng Đào tạo làm thủ tục cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, bảng điểm (lập sổ lưu và cấp phát).

          Lập danh sách thông tin của người được cấp văn bằng, chứng chỉ để người được cấp văn bằng, chứng chỉ kiểm tra lại lần cuối và ký xác nhận. Rà soát chính xác các thông tin giữa Quyết định công nhận tốt nghiệp và đánh máy in ấn văn bằng, chứng chỉ trước khi in văn bằng, chứng chỉ chính thức. In ấn đúng nội dung thông tin trên phôi bằng, kiểm tra tính chính xác, báo cáo, lưu giữ tài liệu liên quan đến văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận. Những văn bằng, chứng chỉ in bị lỗi phải lập biên bản huỷ theo quy chế hiện hành.

          Bảng điểm do Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn ký. Trường hợp người học bị mất bảng điểm gốc, cần xin lại bảng điểm thì phải làm đơn nộp về phòng Đào tạo. Bảng điểm cấp lại lần sau phải ghi là “Bản sao bảng điểm”. Trưởng các đơn vị, cán bộ cấp phát bảng điểm lưu giữ hồ sơ cấp phát và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường.

          2.2. Trách nhiệm của phòng CTCT&HSSV

          Kết thúc đợt tuyển sinh, phối hợp với phòng Đào tạo, phòng Thanh tra - Pháp chế, các khoa chuyên môn kiểm tra hồ sơ, văn bằng đầu vào. Trình Hiệu trưởng ký Quyết định công nhận sinh viên trúng tuyển (hoặc xét tuyển) kèm theo biên bản kiểm tra đầu vào.

          Lập sổ gốc để quản lý, cấp phát; ghi đầy đủ thông tin trên văn bằng, chứng chỉ theo mẫu qui định của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Tổ chức Lễ bế giảng và phát bằng tốt nghiệp cho người học; lưu giữ sổ gốc; thời gian người học tốt nghiệp đến khi được phát bằng theo qui định của BGD&ĐT. Công bố công khai về cấp phát văn bằng, chứng chỉ trên Website của Nhà trường theo qui định.

          Cấp văn bằng, chứng chỉ đúng với người học. Người học đến nhận văn bằng, chứng chỉ đem theo CMTND bản gốc; trường hợp được uỷ quyền phải thực hiện đúng theo qui định hiện hành.

          Phối hợp với người học được cấp văn bằng, chứng chỉ phát hiện kịp thời những sai sót; lập biên bản, báo cáo Hiệu trưởng giải quyết theo quy định hiện hành, đảm bảo quyền lợi cho người được cấp văn bằng, chứng chỉ.

          2.3. Trách nhiệm của phòng HCTH

          Phòng Hành chính tổng hợp đóng dấu Trường (dấu nổi đối với văn bằng có yêu cầu) theo quy định đóng dấu, dấu đóng rõ ràng, đúng chỗ, mực dấu đỏ đảm bảo lâu dài không bị phai mờ.

          2.4. Trách nhiệm của khoa chuyên môn

           Lãnh đạo khoa, GVCN, cán bộ phụ trách công tác HSSV yêu cầu người học nộp hồ sơ, văn bằng, chứng chỉ về Trường để đối chiếu kiểm tra. Lập danh sách người học với đầy đủ thông tin và phối hợp với phòng Đào tạo đảm bảo các thông tin của người học chính xác trước khi in văn bằng, chứng chỉ.

3. Ký văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

          Hiệu trưởng ký bằng, chứng chỉ tốt nghiệp; Phó Hiệu trưởng được uỷ quyền ký chứng nhận tốt nghiệp; không dùng bút mực đen, mực đỏ ký văn bằng.

4. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ

          Người đã tốt nghiệp khi có yêu cầu xin cấp lại văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận tốt nghiệp do bị thất lạc, hoả hoạn…Phòng Công tác chính trị và học sinh sinh viên căn cứ vào đơn xin cấp lại, kiểm tra Quyết định công nhận tốt nghiệp, sổ gốc đã cấp phát văn bằng; in ấn bản sao văn bằng, chứng chỉ trình ký theo quy định.

5. Chỉnh sửa nội dung văn bằng chứng chỉ

          Người đã tốt nghiệp khi có yêu cầu chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ có hồ sơ đề nghị theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT ngày 08 tháng 9 năm 2015 của Bộ Giáo dục và đào tạo, phải nộp hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ theo quy định về phòng CTCT&HSSV. Phòng CTCT&HSSV có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ phối hợp với phòng Đào tạo báo cáo Hiệu trưởng ban hành Quyết định chỉnh sửa theo quy định.

6. Thu hồi, huỷ bỏ văn bằng, chứng chỉ

          Khi phát hiện sai sót hoặc có đơn khiếu nại, tố cáo về văn bằng, chứng chỉ đã cấp, phòng Đào tạo kết hợp với các đơn vị kiểm tra, báo cáo Hiệu trưởng để có quyết định phù hợp.

          Những văn bằng do chất lượng in không đạt yêu cầu, không rõ chữ ký hoặc đóng dấu nhầm, Hiệu trưởng chỉ đạo thành lập Ban huỷ bỏ văn bằng và được thực hiện ở tổ do Trưởng phòng Đào tạo chủ trì gồm các thành viên: Người cấp văn bằng của phòng CTCT&HSSV, cán bộ in ấn văn bằng của phòng Đào tạo, cán bộ phòng Thanh tra - Pháp chế. Văn bằng huỷ phải cắt góc trước sự chứng kiến của Ban huỷ bỏ văn bằng, lập biên bản theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

          Việc thu hồi văn bằng, chứng chỉ được thực hiện theo quy định của Bộ GDĐT.

7. Chế độ báo cáo

          Cuối mỗi năm phòng Công tác chính trị và học sinh sinh viên chủ trì phối hợp với phòng Đào tạo, phòng Thanh tra - Pháp chế, chịu trách nhiệm kiểm kê văn bằng, chứng chỉ đã in, đã cấp trình Hiệu trưởng ký xác nhận, gửi báo cáo về Bộ GD & ĐT.

8. Xử lý vi phạm trong lĩnh vực cấp phát, lưu giữ tài liệu liên quan đến văn bằng, chứng chỉ

          Những cán bộ được giao nhiệm vụ kiểm tra, in ấn, cấp phát văn bằng, chứng chỉ và lưu trữ tài liệu liên quan nếu vi phạm các quy định bị xử lý kỷ luật theo pháp luật hiện hành.

Trong quá trình thực hiện nếu có những vướng mắc, các đơn vị, cá nhân có ý kiến xin gửi về trường qua phòng CTCT&HSSV để tổng hợp báo cáo Hiệu trưởng xem xét, giải quyết.

Download Quyết định tại đây



HỖ TRỢ TRỰC TUYẾN