Khi cá nhân, đơn vị đến Phòng Kế hoạch - Tài chính thanh toán cần xếp chứng từ theo thứ tự như sau: 1 - Giấy đề nghị thanh toán (xếp trên cùng)
2 - Chứng từ gốc: Hoá đơn, phiếu thu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên nhận, bảng kê chi … (Xếp theo thứ tự ghi trong giấy đề nghị thanh toán và dự trù kinh phí)
3 - Dự trù kinh phí hoặc Quyết định duyệt giá kèm Biên bản thẩm định giá (nếu mua sắm có giá trị trên 20 triệu)
4 - Báo giá (3 báo giá)
5 - Kế hoạch, đề nghị được duyệt (xếp cuối cùng)
